Cómo garantizar la continuidad del negocio durante la contingencia

Hoy, la economía global está brindando a las industrias desafíos e incertidumbres inéditos, pero también nuevas oportunidades. Por este motivo, es que algunas compañías ya han comenzado la transformación de sus modelos operativos y otras aún se encuentran definiendo por dónde comenzar.

Las mejores prácticas para aprovechar la tecnología, y el uso de datos para la toma decisiones, pueden acelerar el camino correcto hacia dicha transformación. Esto debe ir acompañado de cambios en los procesos y la cultura organizacional. Con este objetivo, resulta fundamental resaltar que no hay transformación digital sin una cognitiva de por medio.

A lo largo de los años, Globant ha aprovechado la tecnología y los datos para administrar su fuerza de trabajo, distribuida en diversos continentes, así como ejecutar diversos proyectos para múltiples industrias. 

Con el objetivo de sobrellevar la situación en la que nos encontramos globalmente, hemos establecido un modelo de continuidad  que permite a cualquier tipo de negocio, sea pequeño o grande, tradicional o digital, minimizar sus desafíos operativos y seguir operando procesos críticos. Este modelo de rápida respuesta se enfoca en la habilitación de procesos centrales en tres áreas críticas:

Infraestructura

Para lograr una adaptación efectiva de procesos, y lograr que las operaciones se realicen de manera totalmente remota, resulta fundamental que el equipo de liderazgo tenga una comprensión clara de las necesidades diarias de sus equipos: 

• Los colaboradores  deben contar con las herramientas necesarias (conexión a internet óptima, equipo, etc.)

• Las  videoconferencias constantes son necesarias para mantener la rutina y los horarios de entrega

• Es fundamental mantenerse comprometido con los estándares de ciberseguridad y privacidad, pero se puede ser flexible con los cumplimientos secundarios, como el papeleo relacionado con nuevos dispositivos.

Finalmente, es vital mantener un enfoque centrado en el cliente; que los colaboradores  comprendan la necesidad de innovar, encontrar nuevas formas de satisfacer a los usuarios actuales y atraer nuevos.

Procesos

Es necesario mapear los procesos centrales de la organización para evaluar su reasignación/adaptación, lo cual garantiza la continuidad y minimiza riesgos. Para supervisar la transición, es ideal integrar un equipo multidisciplinario de gestión de crisis entre las diversas áreas de la compañía, con la finalidad de crear un plan de contingencia que contemple diferentes escenarios. Adicionalmente, todos los viajes que no sean sumamente esenciales deberán cancelarse. Finalmente, a medida que se producen cambios dentro de la organización, los colaboradores deben ser informados de los mismos de inmediato, con el objetivo de mantener una comunicación eficiente.

Comunicaciones

Una estrategia de comunicación específica y de alto impacto dentro de la empresa es clave para una transición efectiva a fin de fortalecer las relaciones entre los trabajadores geográficamente dispersos o remotos.

Resulta clave establecer un conjunto centralizado de canales que sean utilizados por todos los empleados en caso de problemas, preguntas o inquietudes. Estos canales pueden ser, entre otros: correos electrónicos, mensajes directos y sesiones de preguntas y respuestas abiertas.

Para simplificar las preocupaciones específicas es importante contar con herramientas, como una lista de correo específica o alias, para que el  equipo de gestión de crisis se mantenga conectado (Ej: contingencia@yourdomain.com) y esté atento a lo que sucede en su organización. A su vez, en este tipo de situaciones es fundamental desarrollar, implementar y comunicar las principales flexibilidades laborales a todos sus empleados.

Además, contar con una estrategia efectiva de comunicaciones externas será esencial para garantizar las relaciones de la empresa con clientes y proveedores. Por último, para colaborar con las medidas de los gobiernos, es recomendable  adaptar los eventos a formato virtuales.

 Avanzar hacia el futuro

La situación que vivimos actualmente obliga a los líderes a pensar completamente fuera de la caja para salvar sus negocios y proteger no solo los ingresos, sino también la salud de empleados y familias.

Los líderes mundiales deben tomar medidas proactivas al proporcionar a sus equipos la infraestructura y las herramientas adecuadas para trabajar desde casa, flexibilizar operaciones y procesos sin arriesgar su ciberseguridad, así como estándares de cumplimiento.

Es hora de acelerar la transformación digital y cognitiva, de ser más creativos y ágiles, de ser amables, de encontrar y crear nuevas oportunidades con una mentalidad colaborativa entre industrias.

Conoce aquí la versión completa del “Modelo de continuidad comercial durante la pandemia de COVID-19”, elaborado por Globant.